A calculator, pen, and financial statement.

5 tips til valg af regnskabssoftware til din virksomhed

Der findes en overflod af valgmuligheder inden for software for virksomheder af alle typer og størrelser. Men selv en erfaren bruger af erhvervsteknologi finder processen med at vælge den bedst mulige regnskabssoftware overvældende. I dag kan virksomhedsejere ikke risikere at skulle gøre administrative opgaver om. For eksempel er der visse funktioner i eksisterende softwareprogrammer, der kan gøre dem besværlige eller upraktiske. Måske er deres navigeringsfunktioner forvirrende eller de også virker de træge, fordi de er overlæsset med for mange data. Før du tager nogen beslutninger, skal du sørge for, at alle muligheder er grundigt undersøgt ved hjælp af de følgende tips fra Gratisal.

1. Nuværende regnskabssystem

Find ud af, hvad dine medarbejdere synes om det regnskabssystem, de bruger på nuværende tidspunkt. Revisorer inden for personalet har som regel et helt godt indblik i, hvad der virker og hvorfor. Spørg dem om software, de har brugt før i tiden. Find ud af, hvilke aspekter de har brug for, så de kan arbejde effektivt. Hvis der ikke er en revisor blandt personalet, kan du spørge den bogholder, der er ansvarlig for skat, hvilken software de bruger eller hvorfor. Sørg altid for at få feedback fra bogholderne eller den person, der vil bruge softwaren, før du tager nogen beslutninger om køb.

2. Undersøgelse af regnskabssoftware

Undersøg hvilken regnskabssoftware bruges af leverandører, klienter og endda konkurrenter. Dette kan give dig afgørende fingerpeg om, hvad der findes derude og bruges med succes. Det kan også være nødvendigt at få regnskabssoftware til virksomheden, der er kompatibelt med leverandører og kunder, for at det vil virke effektivt.

Afhængigt af industrien er der visse regnskabsprogrammer, der er bedre egnet til drift i stedet for at levere et komplet sporings- og skatteadministrationssystem. Det er her, feedback fra andre virksomheder kan levere værdifulde oplysninger, man ellers ikke kan få. Når du har disse diskussioner viser det desuden firmaets vilje til muligvis at samarbejde om at finde de mest egnede løsninger, hvilket styrker forretningsforhold.

3. Priser på regnskabssoftware

Gennemgå betalingsplaner og omkostninger for de tilgængelige regnskabsprogrammer, så du kan få en bundlinje for, hvad du kan forvente dig. Mange regnskabsprogrammer vil faktisk ende med at koste mere end den anførte udsalgspris. Dette skyldes, at der kan være brug for ekstra tjenester, såsom følgende funktioner:

  1. Lønningsopdatering
  2. Skatteoverslag og -tabeller
  3. Teknisk og kundesupport
  4. Brugervejledninger
  5. Forhandlertjenester

Dog kan virksomheder, der ønsker at udføre disse funktioner uden opdateringer, finde grundlæggende softwarepakker, der er mere overkommelige i pris. For eksempel er det muligt, at regnskabsafdelinger og ansatte kan bruge regnskabsprogrammer uden at skulle betale tredjeparter for support, i betragtning af, at der er gratis teknisk assistance på internettet.

4. Dataoverførsel

En af de bedste egenskaber ved mange populære pakker med regnskabssoftware er muligheden for at konvertere data fra det ene program til det andet. Dette er en velkommen sikkerhedsfunktion, så virksomheder, hvis det ikke virker som forventet, nemt kan skifte til mere egnede regnskabsprogrammer. Sammenlign regnskabssoftwarens kapacitet til virksomhedens nuværende og fremtidige behov, for eksempel:

  1. Antal nuværende og forventede fremtidige kontorer
  2. Antal revisorer
  3. Eksterne adgangskrav

Afhængigt af virksomhedens størrelse og den potentielle vækst bør regnskabssoftwaren kunne imødekomme disse krav efterhånden som virksomheden vokser.

5. Afprøvning af regnskabssoftware

Download og prøv flere demoer for at vurdere brugervenlighed og afprøve funktioner. Lad de medlemmer af personalet, der arbejder med regnskaberne, afprøve hver af dem og få detaljeret feedback fra hver af dem.

Mens du afprøver forskellige softwarepakker, skal du tage omfattende notater, mens du navigerer gennem hver af demoerne. Slutresultatet bør give hver bruger en liste over de egenskaber, der er positive, og dem, der ikke er. Mens de fleste velrenommerede virksomheder, der sælger regnskabssoftware, tilbyder 30-dages prøvetid, er det bedst ikke at bruge demoer for egentligt bogholderi.

Det kan være en udfordring at afgøre, hvilken regnskabssoftware er god nok til hver enkelt virksomhed. Men ved at investere den tid, det tager at tage alle virksomhedens krav i betragtning og afprøve flere muligheder, vil du gøre processen meget lettere.